Je werkplaats. Compleet geregeld.

Veel Nederlandse garages beheren hun werkplaats nog steeds met papieren werkorders, een planbord aan de muur en een Excel-bestand voor de klantadministratie. Dit werkt op kleine schaal, maar kent serieuze beperkingen. Papieren werkorders raken zoek, worden onleesbaar na een dag in de werkplaats, of belanden onderop een stapel waar niemand ze meer terugvindt. Wanneer een klant belt met een vraag over eerder werk, zoekt iemand minutenlang in archiefordners.

Excel werkt nog tot een bepaalde omvang, maar zodra meerdere mensen gelijktijdig in een bestand werken, ontstaan conflicten: wijzigingen die elkaar overschrijven, formules die breken, kolommen die verspringen. En als één medewerker op vakantie is, weet niemand meer hoe diens administratie is opgezet. Excel is bovendien niet gekoppeld aan RDW, dus voertuiggegevens moet je handmatig overtypen, met alle typefouten van dien.

Het grootste probleem is echter structureel: met papier en Excel mis je overzicht. Je weet niet hoe je werkplaatsbezetting voor komende week eruitziet, welke werkorders er nog open staan, welke facturen onbetaald zijn, of welke klanten binnenkort APK-keuring nodig hebben. Werkplaatssoftware lost dit op door alles realtime, gekoppeld en op één plek bij te houden.

Goede werkplaats software bundelt een aantal kernfuncties die een garage nodig heeft om soepel te draaien. In GarageOS zitten deze functies standaard ingebouwd:

Een veelgemaakte fout is denken dat een los facturatieprogramma zoals WeFact, Factuursturen of Moneybird genoeg is voor een garage. Die tools maken nette facturen, maar ze weten niets van je werkplaats: geen RDW-koppeling, geen werkorders, geen planning, geen voertuighistorie. Je typt dus elke factuurregel met het juiste btw-percentage zelf over vanuit je werkbon, en je houdt twee losse systemen bij die niet met elkaar praten. Voor een webshop of consultant werkt dat prima, voor een werkplaats is het dubbel werk en een bron van fouten.

GarageOS draait dat om. De factuur ontstaat automatisch uit de werkorder: de RDW-voertuiggegevens, de gebruikte onderdelen met hun btw-tarief, de arbeidsuren en de klantgegevens staan er al in. Je hoeft niets over te typen. Vervolgens koppelt GarageOS direct met de boekhoudpakketten die je accountant echt gebruikt: Moneybird, Exact Online, SnelStart en e-Boekhouden. Verstuurde facturen belanden automatisch in je boekhouding, of je laat ze als UBL ophalen. Werk je met een ander pakket, dan lever je netjes een PDF aan.

Het verschil is fundamenteel: een facturatieprogramma is één losse schakel die je zelf moet voeden, terwijl GarageOS het hele traject van kenteken tot betaalde en geboekte factuur in één doorlopende flow afhandelt. Je vervangt je boekhouder niet, maar je geeft hem een schone, consistente factuurstroom zonder dubbele invoer. Dat scheelt uren per week en voorkomt de btw-fouten die ontstaan als je werkbon en factuur in twee verschillende systemen leven.

Het plannen van een werkplaats is een evenwichtsoefening tussen klantafspraken, beschikbare monteurs, benodigde onderdelen en de verwachte duur van elk werk. In GarageOS zie je dit in één visuele kalender: elke monteur heeft een eigen kolom, en je plaatst werkorders als blokken op de tijden waarop ze staan ingepland. Zo zie je direct of er ruimte is voor een spoedklus of dat iemand overvraagd is.

Elke geplande werkorder is automatisch gekoppeld aan het voertuig, de klant en de eerdere onderhoudshistorie. De monteur kan op zijn telefoon of tablet alle details inzien: welke onderdelen nodig zijn, wat er eerder is gedaan, en welke opmerkingen de klant heeft doorgegeven. Zodra het werk klaar is, rondt de monteur de werkorder af en wordt deze direct beschikbaar voor facturatie.

Voor garages met meerdere monteurs is de planningsfunctie het verschil tussen een drukke werkplaats die soepel loopt en een drukke werkplaats die constant in brandjesblusmodus is. Je ziet vooruit welke werkdagen volzitten, waar capaciteit is, en welke spoedklussen je nog kunt inpassen.

Een moderne werkplaats draait niet meer vanaf één vaste kantoorcomputer. Monteurs zijn in de werkplaats, nemen klanten aan bij de auto, checken specificaties onder de motorkap, fotograferen schade of slijtage, en willen die informatie direct in het systeem zetten. GarageOS heeft daarom mobiele apps voor iOS en Android, met dezelfde functionaliteit als de webversie.

Vanaf de telefoon of tablet kan een monteur een werkorder openen, onderdelen toevoegen, foto's van het voertuig bijvoegen, arbeidstijd registreren en de werkorder afronden. De receptionist achter de balie ziet deze wijzigingen realtime. Aan het einde van de dag kan de monteur direct factureren vanuit de werkplaats, met iDEAL-betaallink en al.

Voor intakes bij de auto is dit bijzonder handig. Je opent de app, scant of typt het kenteken, de RDW-gegevens worden opgehaald, je fotografeert schade of specifieke onderdelen, voegt opmerkingen van de klant toe, en de werkorder staat binnen een minuut klaar. Geen losse papieren, geen notities op post-its die later weer overgetypt moeten worden.

Werkplaats software zoals GarageOS is bedoeld voor garages en autobedrijven met één tot vijftien monteurs die hun werkplaats professioneel willen runnen zonder de complexiteit van ondernemingssoftware voor grote dealerketens. Typische gebruikers zijn universele garages, APK-stations, merkonafhankelijke onderhoudsspecialisten, bandenspecialisten, schadeherstelbedrijven en autobedrijven die onderhoud met verkoop combineren.

Startende garages profiteren extra: in plaats van zelf een systeem te bouwen van Excel-bestanden en papieren werkorders, begin je meteen professioneel. Voor bestaande garages die overstappen vanuit Autoflex, Kivii, Hexon of een eigen bouwsel is de migratie gratis. GarageOS importeert klanten en voertuigen zodat je binnen een werkdag volledig over bent.