Factureren. In seconden, niet uren.

Algemene facturatiepakketten zoals Moneybird, SnelStart, e-Boekhouden of Factuursturen werken prima voor freelancers, webshops of consultants. Maar voor een autogarage zijn ze eigenlijk altijd suboptimaal. Een garagefactuur bevat vrijwel altijd een mix van onderdelen (met verschillende btw-percentages), arbeidsuren, kleine verbruiksmaterialen, soms banden of APK-keuringskosten. In een algemeen facturatieprogramma moet je elke factuurregel handmatig intypen met de juiste btw-code.

Nog belangrijker: een garagefactuur hoort gekoppeld te zijn aan een specifiek voertuig en een klant. De klant wil op de factuur zien welk kenteken het betreft, welke kilometerstand, en welke werkzaamheden er zijn uitgevoerd. In algemene facturatieprogramma's ontbreekt die voertuigcontext en moet je die zelf in een omschrijvingsveld typen.

Garagesoftware-facturatie doet dit allemaal automatisch. Je maakt een werkorder aan, voegt de uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte onderdelen toe, en met één klik wordt er een complete factuur gegenereerd met alle voertuiggegevens, kenteken, kilometerstand, correcte btw-splitsing en een iDEAL-betaallink.

Het facturatieproces in GarageOS verloopt in een paar minuten, niet uren:

Voor een Nederlandse garagefactuur zijn er een paar btw-specifieke aandachtspunten die standaard facturatieprogramma's niet automatisch afhandelen. Ten eerste: onderdelen en arbeid vallen beide onder het 21% btw-tarief, maar je moet ze wel correct splitsen in je administratie zodat je boekhouder of accountant een helder overzicht heeft.

Ten tweede: bij schadeherstel in opdracht van een verzekeraar kun je te maken krijgen met btw-verleggingsregelingen. GarageOS ondersteunt zowel reguliere btw-facturen als facturen met btw verlegd, zodat je beide scenario's netjes afhandelt.

Ten derde: bij verkoop van een gebruikte auto kan de margeregeling van toepassing zijn, een specifieke btw-regel voor auto's waar je btw alleen over je marge betaalt, niet over de volledige verkoopprijs. GarageOS houdt hier rekening mee zodat je factuur en administratie kloppen.

Elke factuur die je vanuit GarageOS verstuurt bevat automatisch een online betaallink. Je klant opent de factuur-PDF of de meegestuurde e-mail, klikt op 'Betalen' en betaalt direct via iDEAL. De betaling loopt via Mollie, en je ziet realtime wanneer het bedrag binnenkomt.

Een directe betaallink verlaagt de drempel om te betalen. Bij alleen een IBAN moet de klant overstappen naar de bankieren-app, gegevens overtypen en het bedrag controleren, met kans op typefouten. Bij een betaallink is het twee klikken en klaar, waardoor facturen doorgaans sneller worden voldaan.

Voor een garage betekent dit een concrete cashflow-verbetering: je ontvangt je geld sneller en hebt minder openstaande facturen op je overzicht. Blijft een factuur na de gestelde termijn open staan, dan zet GarageOS deze op je herinneringsoverzicht zodat je de betaalherinnering met één klik verstuurt en niet zelf hoeft bij te houden wie je nog moet aanschrijven.

GarageOS vervangt je boekhoudpakket niet en dat is ook niet de bedoeling. Wel zorgt GarageOS dat je boekhouder of accountant de gegevens makkelijk kan verwerken. GarageOS koppelt direct met Moneybird en Exact Online, zodat verstuurde facturen automatisch in de boekhouding terechtkomen. Werk je met een ander boekhoudpakket, dan kan je boekhouder de facturen gewoon als PDF aangeleverd krijgen.

Elke factuur bevat standaard je KvK-nummer, btw-nummer, factuurnummer volgens je eigen reeks, en alle regels met btw-percentages. Dit voldoet aan de Nederlandse wettelijke eisen voor btw-administratie. Je boekhouder krijgt een complete, consistente en controleerbare stroom facturen zonder dat je er handwerk voor hoeft te verrichten.