Werkorders. Van begin tot factuur.

Een werkorder vormt de kern van het dagelijks werk in een garage: de monteur weet wat er moet gebeuren, en de administratie weet wat er gefactureerd moet worden. Zolang dat op papieren bonnen of in losse Excel-lijsten gebeurt, gaat er regelmatig iets mis. Bonnetjes raken zoek tussen de auto en de balie, een handtekening ontbreekt, of de uren die de monteur heeft gemaakt zijn niet helder genoteerd.

Bij het factureren begint het werk vervolgens opnieuw. Iemand moet de bon ontcijferen, de onderdelen opzoeken, de prijzen invullen en de btw uitrekenen. Dat dubbele werk kost tijd en is een bron van fouten: een vergeten onderdeel of een verkeerd overgenomen bedrag betekent omzet die je misloopt of een klant die terecht klaagt.

Met digitale werkorder software leg je alles één keer vast op de plek waar het gebeurt. De monteur werkt de werkbon af, de onderdelen en arbeidsregels staan er al op, en de administratie hoeft de werkorder alleen nog om te zetten naar een factuur. Geen losse bonnen, geen dubbel invoeren, geen rekenfouten.

Het werkorderproces in GarageOS loopt van intake tot betaling via één systeem:

Een garagewerkorder bestaat bijna altijd uit een mix van onderdelen en arbeid. Bij elke werkorder voeg je regels toe: een onderdeel met aantal en prijs, of een arbeidsregel met het aantal uren en het uurtarief. GarageOS berekent per regel de btw en houdt het totaalbedrag bij, zodat je tijdens het werk al ziet waar de werkorder financieel op uitkomt.

Omdat de regels al op de werkorder staan, worden ze bij het omzetten naar een factuur automatisch overgenomen. Je hoeft niets dubbel in te voeren en de factuur klopt direct. Verandert er nog iets, bijvoorbeeld een extra onderdeel dat tijdens de reparatie nodig bleek, dan voeg je dat toe aan de werkorder en loopt het netjes mee naar de factuur.

Het sterke punt van werkorders binnen GarageOS is dat ze niet op zichzelf staan. Een werkorder hangt aan een voertuig, aan een klant en aan de planning. De monteur ziet op zijn telefoon of tablet wat er moet gebeuren en wat er eerder aan het voertuig is gedaan, dankzij de voertuigtijdlijn waarop elke eerdere werkorder, factuur en afspraak terug te vinden is.

Zodra het werk klaar is, rondt de monteur de werkbon af en zet je de werkorder met één klik om in een factuur, inclusief btw-berekening en een iDEAL-betaallink. Op mobiel kan een monteur werkorders aanmaken en foto's toevoegen; het omzetten naar een factuur doet de eigenaar of beheerder. Zo loopt het hele proces, van intake tot betaling, via één systeem zonder dat je gegevens dubbel invoert.