Garagefactuur. Professioneel en snel.

Volgens de Nederlandse btw-wetgeving moet een zakelijke factuur een aantal verplichte onderdelen bevatten. Voor een garagefactuur gelden dezelfde eisen als voor andere zakelijke facturen, aangevuld met enkele branche-specifieke onderdelen die klanten verwachten:

Er zijn twee manieren om een garagefactuur in GarageOS aan te maken, afhankelijk van je werkwijze. Beide manieren resulteren in een volledige, wettelijk correcte garagefactuur die direct per e-mail wordt verstuurd.

Manier één: vanuit een werkorder. Dit is de aanbevolen werkwijze. Je maakt bij de intake een werkorder aan, koppelt deze aan het voertuig (kenteken scannen of typen, waarna de RDW-koppeling merk, model en APK-datum automatisch invult), voegt tijdens het werk onderdelen en arbeidsregels toe met hun prijzen, en rondt de werkorder af zodra je klaar bent. Met één klik op 'Omzetten naar factuur' genereert GarageOS een garagefactuur met alle regels overgenomen, correcte btw-berekening en een factuurnummer volgens je reeks.

Manier twee: handmatig een factuur aanmaken. Voor situaties waarin je geen werkorder hebt gebruikt (bijvoorbeeld een snelle APK-factuur of een verkoop van losse onderdelen), kun je ook direct een factuur aanmaken. Je selecteert een klant, koppelt eventueel een voertuig, en voegt factuurregels toe. Btw wordt automatisch berekend.

Voor een Nederlandse garage is het btw-tarief op dienstverlening en onderdelen normaal gesproken 21%. Dit geldt zowel voor arbeidsuren als voor nieuwe onderdelen die je inkoopt en doorbelast. Er zijn een paar bijzondere situaties waar het anders ligt, bijvoorbeeld de margeregeling bij verkoop van gebruikte voertuigen, of btw verlegd bij werk voor buitenlandse zakelijke klanten.

GarageOS ondersteunt standaard het 21%-tarief en kan ook omgaan met btw verlegd voor specifieke klanten. Bij ingewikkelde btw-regelingen zoals de margeregeling bij autohandel adviseren we om kort met je boekhouder te overleggen hoe je situatie het beste in het systeem wordt ingericht.

Voor je boekhouding koppelt GarageOS direct met Moneybird en Exact Online, zodat verstuurde facturen automatisch in je boekhoudpakket terechtkomen. Werk je met een ander pakket, dan lever je je boekhouder de facturen als PDF aan. Zo houd je een schone btw-administratie zonder dubbele invoer.

Elke garagefactuur die je vanuit GarageOS verstuurt bevat automatisch een online betaallink. De klant ontvangt de factuur per e-mail (met een PDF als bijlage en een betaal-knop in de mail), klikt op de link, en betaalt direct via iDEAL. De afhandeling loopt via Mollie, en je ziet de betaling realtime binnenkomen in je GarageOS-dashboard.

Dit verandert concreet hoe snel je betaald wordt. Een traditionele garagefactuur met alleen een IBAN blijft vaak dagen liggen, simpelweg omdat de klant het overmaken uitstelt of vergeet. Een factuur met iDEAL-betaallink haalt die drempel weg: twee klikken en het bedrag staat klaar. In de praktijk worden facturen met een directe betaallink doorgaans sneller voldaan, wat voor een garage met doorloopomzet scheelt in de werkkapitaalbehoefte.

Ondanks iDEAL-betaallinks blijft er altijd een percentage facturen open staan. Voorheen betekende dit dat je of iemand op kantoor wekelijks de debiteuren moest doorlopen om te zien wie je nog moest aanschrijven. GarageOS neemt dat bijhouden uit handen.

Je stelt eenmalig een herinneringsritme in, bijvoorbeeld een vriendelijke herinnering, een tweede herinnering en een formelere aanmaning met betalingstermijn. GarageOS volgt per factuur welke stap aan de beurt is en legt openstaande facturen op het juiste moment aan je voor. Je verstuurt de herinnering met één klik, en zodra er betaald is verdwijnt de factuur vanzelf uit het overzicht.

Zo houd je zelf de regie over wat er naar de klant gaat, terwijl je in één oogopslag ziet bij welke klanten actie nodig is, zonder elke factuur handmatig na te lopen.