Wat kost garagesoftware? Een overzicht van verborgen kosten
De maandprijs op de website van een softwarepakket zegt niet alles. Bij garagesoftware komen er vaak kosten bij die niet direct zichtbaar zijn: kosten per gebruiker, extra modules, installatiekosten en updatevergoedingen. Dit artikel zet de meest voorkomende verborgen kosten op een rij, zodat je pakketten eerlijk kunt vergelijken.
Zeven kostenposten die je makkelijk over het hoofd ziet
1. Opstartkosten en licentiekosten
Sommige pakketten vragen een eenmalige vergoeding van €500 tot €2.000 om te beginnen. Dit dekt de installatie, configuratie en soms een eerste training. Bij cloud-gebaseerde software is dit meestal niet nodig omdat er niets geïnstalleerd hoeft te worden.
2. Kosten per gebruiker
“€29 per maand” klinkt aantrekkelijk. Maar als dat per gebruiker is en je hebt drie medewerkers, betaal je €87. Met een receptionist of boekhouder die ook toegang nodig heeft, loopt dat verder op. Let erop of de prijs per werkplek of per bedrijf geldt.
3. Extra modules
Het basispakket bevat vaak alleen de kernfuncties. De RDW-koppeling, online betalingen, rapportages of een klantenportaal zijn dan aparte modules met elk een eigen prijskaartje. Tel deze op voordat je vergelijkt.
4. Installatiekosten
Software die lokaal op een computer of server draait moet worden geïnstalleerd, vaak door een externe IT-partij. Reken op €75 tot €150 per uur. Bij een cloud-oplossing open je je browser en log je in.
5. Updatekosten
Bij oudere softwarepakketten betaal je jaarlijks voor updates en “onderhoud”. Dit kan €100 tot €200 per jaar zijn. Cloud-software wordt automatisch bijgewerkt zonder extra kosten.
6. Trainingskosten
Complexe software vereist training. Een dagdeel op locatie kost al snel €300 tot €500. Bij eenvoudige cloud-software is training meestal niet nodig: je kunt direct beginnen en leert al doende.
7. Exitkosten
Wil je overstappen naar een ander pakket? Sommige leveranciers rekenen kosten voor het exporteren van je data, of maken het proces bewust ingewikkeld. Controleer vooraf of je je gegevens altijd kunt meenemen.
Zo vergelijk je garagesoftware op een eerlijke manier
Om garagesoftware eerlijk te vergelijken, kijk je niet alleen naar de maandprijs maar naar de totale kosten in het eerste jaar. Tel de opstartkosten, het aantal gebruikers maal de maandprijs, de kosten van extra modules, en eventuele training- en installatiekosten bij elkaar op. Bij sommige pakketten kom je dan op €2.500 tot €5.000 in het eerste jaar, terwijl een alles-in-één oplossing op €700 tot €900 kan uitkomen.
De kosten van géén software
Het alternatief, doorwerken met Excel of papier, heeft ook een prijs, al staat die niet op een factuur. Garages die handmatig administreren zijn gemiddeld vier tot zes uur per week kwijt aan werk dat software automatisch doet. Bij een uurtarief van €50 is dat meer dan €10.000 per jaar aan verloren productiviteit.
Daarnaast worden facturen met een online betaallink gemiddeld drie dagen sneller betaald. Dat verbetert je cashflow zonder dat je herinneringen hoeft te sturen.
Waar je op let bij het kiezen
Veelgestelde vragen
Wat kost garagesoftware gemiddeld per maand?
De maandprijs van garagesoftware ligt meestal tussen de €30 en €150, afhankelijk van het aantal gebruikers en de modules die je afneemt. Let op: bij veel pakketten geldt de prijs per gebruiker en zijn de RDW-koppeling en online betalingen losse modules. Reken daarom altijd met de totale kosten per jaar, niet met de laagste maandprijs op de website.
Zijn er opstartkosten bij garagesoftware?
Bij software die lokaal op een computer of server draait, betaal je vaak €500 tot €2.000 aan opstart-, installatie- en configuratiekosten. Bij cloud-gebaseerde software is dat meestal niet nodig: je opent je browser en logt in, zonder installatie. GarageOS rekent geen opstartkosten.
Is de RDW-koppeling inbegrepen of een aparte module?
Dat verschilt per leverancier. Bij sommige pakketten is de RDW-koppeling een betaalde module van €20 tot €50 per maand of wordt er per opvraging afgerekend. Bij GarageOS zit de RDW-koppeling standaard in het abonnement, zonder extra kosten en zonder limiet op het aantal opvragingen.
Wat kost het om géén software te gebruiken?
Doorwerken met Excel of papier kost gemiddeld vier tot zes uur per week aan handmatig werk. Bij een uurtarief van €50 is dat meer dan €10.000 per jaar aan verloren tijd. Daarbovenop worden facturen met een online betaallink gemiddeld drie dagen sneller betaald, wat je cashflow verbetert.
Zijn er kosten verbonden aan overstappen of opzeggen?
Sommige leveranciers rekenen exitkosten voor het exporteren van je data of maken het overstappen bewust ingewikkeld. Controleer vooraf of je je gegevens altijd kunt meenemen en wat de opzegvoorwaarden zijn. Bij GarageOS is het abonnement maandelijks opzegbaar en kun je je data altijd exporteren.
Geen verborgen kosten
GarageOS rekent een vast bedrag per maand. Alles inbegrepen, maandelijks opzegbaar. Probeer het 30 dagen gratis.